Pas d’improvisation pour accueillir les nouveaux collaborateurs dans votre entreprise !

Les obligations liées au cadre légal

Les dispositions légales, dont notamment l’A.R. du 24 avril 2014 modifiant diverses dispositions dans le cadre du bien-être au travail, oblige un employeur, le service des ressources humaines ainsi que le personnel d’encadrement, à mettre en place un certain nombre d’actions pour que l’intégration d’un nouveau collaborateur se déroule de manière optimale et que celui-ci devienne rapidement performant dans son travail.  Il s’agira de ne rien oublier !

L’accompagnement dès les premiers moments

Afin que ce trajet d’intégration soit une réussite, il convient de préparer les documents et les informations-clé à transmettre aux nouveaux travailleurs dès son arrivée dans l’entreprise ainsi que les outils à construire à leur attention en vue de leur expliquer de manière explicite leur nouvel environnement de travail, leurs droits et leurs devoirs dans le cadre de leur nouvelle fonction.

L’accompagnement, c’est aussi le rôle du manager et des collègues expérimentés.  Ces derniers, souvent appelés tuteurs ou parrains, sont les personnes de référence pour les nouveaux venus : ils ont pour mission d’expliquer les us et coutumes de l’entreprise, d’introduire les nouveaux collègues dans les différents réseaux de l’entreprise et de partager avec eux leurs savoirs d’expérience.

Le trajet d’intégration, concrètement, comment faire ?

• Suivre en continu la période d’intégration

Dès qu’elle est initiée, la période d’intégration doit être articulée autour de moments-clé afin de faire le point régulièrement sur ce qui se passe depuis l’entrée en fonction.  Au cours de ces entretiens de suivi, il s’agira de bien comprendre  le ressenti du nouveau venu dans son équipe et dans l’entreprise, la façon dont il « apprend » son nouveau métier , les ressources à sa disposition et les informations manquantes, ses principales réalisations, les relations avec ses collègues, son manager, les clients, …  Ces moments d’échanges se passent en présence du nouveau collaborateur, du parrain / tuteur, du manager, de préférence à l’initiative du service des ressources humaines.

C’est également lors du suivi de la période d’intégration qu’il faudra veiller à donner un feedback constructif et spécifique au nouveau collègue sur la façon dont il est perçu et dont il travaille, en veillant à ne pas le démotiver.

Et, si cela s’avère nécessaire, il faudra aussi l’aider à rencontrer encore mieux les attentes de l’entreprise, soit en lui proposant un coaching on the job, soit une formation adaptée à ses besoins. Il ne faut pas perdre de vue qu’en l’absence de feedback spécifique pendant la période d’intégration, le nouveau collaborateur éprouvera par la suite des difficultés à comprendre en quoi son comportement et son travail peuvent poser souci, car personne ne lui en aura fait de commentaire à ce sujet depuis son arrivée dans l’entreprise.  Sans oublier, qu’un comportement, quel qu’il soit, passe rapidement en routine et demandera du temps pour être changé, d’autant plus si la routine est bien installée.

• La dynamique de l’équipe

La réussite d’une période d’intégration est sans aucun doute une responsabilité partagée entre différents acteurs : le manager, le service des ressources humaines, le nouveau collaborateur et les membres de l’équipe.  Dans certaines équipes, force est de constater que l’intégration des nouveaux collègues ne se fait pas sans difficulté.  Quelles en sont les principales raisons ?

Tantôt, il s’agit d’une peur que peut susciter l’arrivée d’un nouveau collaborateur, enracinée dans la compétition et la rivalité entre les membres d’une équipe.

Tantôt, c’est plutôt un phénomène de « bouc «émissaire » qui se met en place : les membres de l’équipe et le manager déplacent leurs problèmes d’équipe sur le nouveau venu et cristallisent leur agressivité à son égard, au lieu de gérer les problèmes interpersonnels une bonne fois pour toutes.  Bien entendu, gérer des problèmes au sein d’une équipe, constituées de différentes personnalités, demande du courage et une remise en question de la part de tous.

Ou encore, le nouveau venu a été « parachuté » dans l’équipe sans que celle-ci en ait été informée au préalable.  Et, on s’étonnera encore de l’accueil peu chaleureux que le nouveau collègue, perçu alors comme un intrus, recevra de ses collègues !

Cependant, il ne faut pas perdre de vue qu’une équipe qui ne peut accepter « du sang neuf » et qui reste bloquée dans des relations conflictuelles, est condamnée à disparaître à terme.

 

En conclusion

La période d’intégration d’un nouveau collaborateur ne s’improvise pas et doit être soutenue par différents acteurs dont les ressources humaines sont le moteur.  Les premiers contacts avec le nouveau venu sont déterminants pour une collaboration durable !

N’oublions pas que sans la forte implication du manager, de l’équipe et du collaborateur lui-même, cette période pourra se solder par un échec cuisant et laisser des « traces » dans les relations interpersonnelles.  En effet, ce qui ne se gère pas, ou mal, au début d’une relation de travail devra de toute façon se gérer à un moment ou un autre, avec plus ou moins de sérénité, selon les émotions ressenties et les affinités personnelles.

Et, à n’en pas douter, les salariés qui adhèrent à la culture de leur entreprise et qui s’intègrent dans leur environnement de travail dès leur entrée en fonction deviennent rapidement performants et adoptent des pratiques de terrain qui correspondent davantage à celles de l’entreprise.  Une intégration réussie apporte aussi de l‘énergie positive dans une équipe.  Au vu des défis actuels dans chaque entreprise, ce serait dommage de passer à côté de cette belle opportunité. A bon entendeur, …

 

Anne Debaty, créatrice de Motiv-action, collabore régulièrement avec IFE Benelux sur des projets de formation en lien avec la gestion des ressources humaines.